Was ich meinem Manager gern über Workflow-Systeme gesagt hätte

Damals arbeitete ich im Kreativ-Team eines aufstrebenden E-Commerce-Unternehmens und mir schien es, als wäre ich mehr damit beschäftigt, irgendwelche Fehler auszubügeln und Katastrophen abzuwenden, als mich mit meiner eigentlichen Aufgabe, dem Copyright, zu beschäftigen. Das dynamische Umfeld bereitete mir schon viel Spaß und ich übernahm gern verschiedenste Aufgaben, aber ich hatte das Gefühl, meine Kreativität nicht vollständig ausschöpfen zu können. Immer wieder fehlte mir der Zugriff auf bestimmte Dateien oder ich editierte die falsche Version einer Datei oder ich ließ mein Team den falschen Auftrag bearbeiten, nur um später zu erfahren, dass die Arbeit längst nicht mehr benötigt wurde. Wie konnte das passieren? War es grobes Missmanagement, schlechte Führungsqualität, Mangel an Initiative oder Fleiß? Nichts dergleichen. Ich hatte ein außerordentlich fähiges Team und einen sachkundigen und über die Maßen engagierten Vorgesetzten. Was uns jedoch fehlte, war Unterstützung aus den oberen Etagen. Immer wieder forderten wie ein neues Workflow-System; die Zeit, die wir sinnlos vergeudeten, war es ihnen jedoch nicht wert, der Sache nachzugehen. Zurückblickend würde ich behaupten, dass das kein Einzelfall war. Kreativ-Teams bekommen oft nicht die Unterstützung der Entscheidungsträger, die es braucht, um effektiver zu arbeiten. Wir Kreativen haben oft das Gefühl, in unserem eigenen Mikrokosmos zu arbeiten, abgeschnitten von der Außenwelt. Trotzdem müssen wir enge Terminpläne einhalten und sollen für jedes beliebige Last-Minute-Projekt sofort alles stehen und liegen lassen. Dadurch entsteht eine Stimmung von „die gegen uns“, die für jedes Unternehmen absolut destruktiv ist. Was können Sie also tun, damit so etwas nicht in Ihrem Unternehmen passiert? Wir zeigen Ihnen ein paar Tipps, die es Ihrem Team leichter machen, sinnvoll zu arbeiten.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern: Sie erkennen die Probleme zuerst

Jede Abteilung eines jeden Unternehmens hat ganz eigene Bedürfnisse, eine Universallösung gibt es nicht. Während die grundlegenden Ziele sich meist ähneln, sind die individuellen Prozesse überall verschieden. Fragen Sie, auf welche Dateien und Bilder Ihr Team Zugriff braucht. Wer muss die Projekte absegnen. Wer sollte bearbeiten, wer kommentieren dürfen? Bringen Sie von jedem Team in Erfahrung, wo sie Schwachstellen sehen und was man für sie tun könnte, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. So erfahren Sie nicht nur ihre Anforderungen an ein optimales System, Sie zeigen gleichzeitig, wie sehr ihnen jedes Team und seine Bedürfnisse am Herzen liegen und fördern so das Interesse der Teams an der gemeinsamen Sache.

Fördern Sie die Arbeitsmoral

Jeder Manager ist kostenbewußt und sollte es auch sein. Oft jedoch wird der langfristige Nutzen eines Systems vor dem hohen Anschaffungspreis übersehen. In der Zwischenzeit verbringen die Kreativen täglich Stunden damit, die richtigen Dateien zu finden, was wiederum finanzielle Auswirkungen hat und zudem einen enormen Stressfaktor für das Team darstellt. Es ist enorm frustrierend, seine Zeit mit Dingen zu verschwenden, die problemlos automatisiert oder wenigstens mit dem richtigen System wesentlich erleichtert werden könnten. Der Gesamteffekt auf das Team ist demoralisierend, und es gibt den Mitarbeitern das Gefühl, dass man Ihre Zeit und Arbeit nicht wertschätzt. Und hierbei geht es nicht nur um Produktivität und ROI, es geht genauso um die Qualität der Arbeit und um Mitarbeiterbindung.

Kümmern Sie sich um die schwächste Stelle: Alles ist verbunden

Wenn ein Team nicht über das System verfügt, das es für ein effektives Arbeiten benötigt, so hat das Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Es führt zu Unmut und Missverständnissen zwischen einzelnen Teams und stört so eine zielgerichtete Kommunikation. Identifizieren Sie gemeinsame Problempunkte und bringen Sie sie regelmäßig an einen Tisch, um sich überschneidende Bedürfnisse zu diskutieren. Dadurch werden die Teams erkennen, wie sich ihre Arbeit gegenseitig beeinflusst und wie alle Teams von der Unterstützung eines Teams profitieren. Als Manager übersieht man leicht ein scheinbar kleines Problem in einer Abteilung, bevor es sich zu einem Riesenproblem für das gesamte Unternehmen entwickelt. Ich wünschte, die Entscheidungsträger hätte damals das Kreativ-Team angehört, es in Planungsprozesse eingebunden und die Abhängigkeit der einzelnen Teams voneinander im großen Rahmen erkannt. Hätten wir einen besseren Workflow mit einem geeigneten Systems gehabt, so wäre der Zusammenhalt in der Abteilung um ein vielfaches besser gewesen. Wir hätten unsere Aufgaben schneller erledigt und wären ein wertvoller Gewinn fürs Unternehmen gewesen. Stattet man jedes Team mit den Werkzeugen aus, die es braucht, um erfolgreich zu arbeiten, so schafft man ein Unternehmen, das als eine Einheit zusammenarbeitet und seine Ressourcen zum Wohle aller kombiniert und austauscht.

Share this:

„Es war eine Freude, sie kennen zu lernen. Vielen Dank für die Installation von Cumulus und das Training für unser Team. Ich glaube, die Mitarbeiter sind begeistert, dass neue Tool zu nutzen. Es stellt eine gewaltige Verbesserung dar.“

Marnie Bell, Capital Health; Edmonton Canada