Der Begriff Metadaten fällt oft in Diskussionen über Digital Asset Management (DAM) und Content Management Systeme oder andere Systeme, die Assets wie Bilder, Videos und Designdokumente verwalten. Dies kann ein tiefes und komplexes Thema sein und Einsteiger in diese Systeme sind schnell überfordert damit zu verstehen, was Metadaten nun genau sind und wie sie genutzt werden. Daher haben wir Ihnen hier eine einfache Einführung zusammengestellt.
Was sind Metadaten?
Wörtlich genommen sind Metadaten Daten über Daten. In der Welt von DAM und CMS sind damit Informationen über die Assets, die von diesen Systemen verwaltet werden gemeint. Diese Informationen beschreiben das Asset inhaltlich, geben an wo es herstammt, wie es benutzt wurde, wie es benutzt werden darf oder liefern technische Details zur Datei.
Metadatentypen
Im weitesten Sinne gibt es drei Typen von Metadaten:
Technische Metadaten: Dies beinhaltet die Art von Informationen, die automatisch ausgelesen werden kann und bezieht sich auf Dateityp, Dateigröße, Erstellungdatum, Kamerainformation und geologische Koordinaten.
Geschäftliche Metadaten: Einem Asset zugeordnete Informationen, die eine sachgerechte geschäftliche Nutzung unterstützen. Diese können Informationen wie Artikelnummer, Produktserie, Werbekampagne, Regionen, Partner/Kunden, Copyrights, Nutzungsrechte und Nutzungshistorie beinhalten.
Beschreibende Metadaten: Diese Informationen beschreiben den Inhalt des Assets durch Schlagwörter und Untertitel sowie durch Kennzeichnungen und Kategorien Zuordnungen, die aufzeigen, was in diesem Asset dargestellt wird.
Wie werden Metadaten benutzt?
Es gibt drei grundlegende Funktionen, die durch Metadaten erfüllt werden können:
- • Sie helfen Ihnen das zu finden, was Sie suchen. Während der Suche werden Metadaten entweder als Schlagwörter, Suchbegriffe, Kategorien oder Filter gesetzt, um Suchergebnisse zu erhalten und einzugrenzen.
- • Sie geben Ihnen Informationen über das, was Sie gefunden haben: Nachdem Sie das Asset oder die Assets gefunden haben, die Sie gesucht haben, liefern Ihnen die Metadaten die restlichen Informationen, die mit den Assets verbunden sind. Wenn Sie zum Beispiel nach einem beschreibenden Begriff suchen, können Sie dann auch gleich die Nutzungsrechte sehen. Oder wenn Sie nach einer Artikelnummer suchen, können Sie sehen, wo das Bild zuvor schon benutzt worden ist.
- • Automatisch Aufgaben ausführen: Die meisten DAM Systeme und andere Datenbanken können automatische Aufgaben ausführen, wie z.B. Benachrichtigungen senden, wenn Nutzungsrechte für ein Asset bald auslaufen, ältere Assets automatisch archivieren oder die Zugriffsrechte des Assets aufgrund eines Veröffentlichungsdatum verändern. All diese Aufgaben fragen Metadaten ab, um herauszufinden was zu tun ist.
Diese anspruchsvolle Sicht auf Metadaten kann eine sinnvolle Einführung für diejenigen sein, für die das Thema neu ist aber auch anderen, die bereits ein Grundverständnis des Themas mitbringen mehr Orientierung bieten. Ein DAM oder Content Management System ist immer nur so nützlich wie die Metadaten, die es enthält. Daher ist das Verständnis der Grundlagen über Metadaten der Schlüssel zu einem nutzbringenden und daher auch erfolgreichen System.