Ein Digital Asset Management (DAM)- System ist nicht einfach nur eine Software. Es ist ein Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Werkzeugen. Damit all diese Elemente effektiv zusammenarbeiten, braucht es einen „DAM- Meister“, jemanden, der sicherstellt, dass alle Akteure integriert und informiert sind und dass das System die benötigten Ressourcen erhält.
DAM -Meister sind eine Kombination aus Anwalt, Mentor und Manager. Sie sind dafür verantwortlich, dass das System von den Benutzern angenommen wird und dass sich das System den wechselnden Anforderungen der Benutzer und des Unternehmens anpasst. Dafür muss der DAM- Meister von vorne anführen, die Fäden im Hintergrund zusammenhalten und nach allen Seiten agieren.
Ein erfolgreicher DAM- Meister sollte:
das System aktuell halten.
Unternehmen sind dynamisch und ihre Systeme sollten das auch sein. Der DAM- Meister muss sicherstellen, dass die Funktionen und Konfigurationen des Systems den aktuellen Ansprüchen entsprechen. Oft genug wird ein System mit einer festen Vorstellung von Anforderungen aufgesetzt, doch wenn sich diese Anforderungen verändern, ändert sich das System nicht. Anfangs improvisieren die Benutzer noch, doch irgendwann (oder sogar recht schnell) benutzen sie das System gar nicht mehr. Vierteljährliche (idealerweise) oder jährliche Bewertungen sind ein guter Weg um sicherzustellen, dass das System noch den aktuellen Anforderungen entspricht.
die Benutzer unterstützen.
Es gibt mehrere Arten von DAM Benutzern, jede mit ihren eigenen Bedürfnissen. “Power User”, die große Mengen an Assets hochladen und verschlagworten, benötigen Training und ungehinderten Zugang zu Dokumentationen, um ihre teilweise hochkomplexen Aufgaben zu bewältigen. Benutzer mit reinem Lesezugriff benötigen möglicherweise Tooltipps oder Einführungstexte für die anspruchsvolleren Bereiche im Interface. Benutzer sollten ermutigt werden, ihr Feedback zu den verschiedensten Aspekten vor allem der Benutzerfreundlichkeit zu geben, denn gerade hierfür sind sie die Experten.
Betriebsmittel einfordern.
Für ein nützliches DAM benötigt man ein Budget, Mitarbeiter, die Assets hochladen und taggen, und eine technische Infrastruktur (Hardware und Netzwerke, falls lokal implementiert, oder angemessene Verbindungsqualität, falls cloud-basiert). Der DAM- Meister muss der wichtigste Fürsprecher beim Management sein, um sicherzustellen, dass das System die Mittel zur Verfügung gestellt bekommt, die es aktuell und zukünftig benötigt, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
„Schiedsrichter” sein.
Der DAM- Meister ist Schlichter für Fragen bezüglich Metadaten, Berechtigungen und dergleichen. Regeln für die Strukturierung der Metadaten und die Vergabe von Berechtigungen müssen erstellt werden. Beim Erstellen dieser Regeln sollte der DAM- Meister assistieren, ihre Einhaltung durchsetzen und bei Streitfragen, die sich im Graubereich ergeben, vermitteln.
primärer Ansprechpartner für den Lieferanten sein.
Kommunikation mit dem Anbieter ist keine Einbahnstraße. Ihr Lieferant hat Informationen über Produkt-Updates, neue Angebote, Bugfixes und weitere für Ihr Unternehmen relevante Produkt- und Serviceinformationen. Ihr Unternehmen hat vielleicht Support-Anliegen oder Anfragen zu Produkten und Dienstleistungen. Der DAM- Meister muss nicht alleiniger Ansprechpartner für den Anbieter sein, aber er oder sie sollte die Kommunikation mit dem Anbieter überwachen und so den Überblick über alle Aktivitäten und Information behalten.
Die erfolgreiche Benutzung eines DAM-Systems ist ein fortlaufender Prozess, der den Einsatz eines DAM- Meisters erfordert. Das System braucht jemanden, der es führt, um sicherzustellen, dass es auch künftig den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird. Der DAM- Meister synchronisiert Benutzer, Management und Anbieter und hilft dadurch, ein wichtiges Werkzeug für ein effizientes Arbeiten in ihrem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.